Công cụ quản lý, xây dựng kế hoạch mới PMS
Quản lý theo kết quả (Results Based Management) hay Hệ thống quản lý theo kết quả (Performance Management System) thực chất là một phương pháp, hay một công cụ quản lý mang tính khoa học, được vận dụng thí điểm vào công tác cải cách hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh và Đăklăk trong vài năm gần đây. Đây là công cụ mang tính đột phá bởi vì công cụ này nếu được áp dụng thành công, sẽ tác động rất lớn đến việc thay đổi về phương pháp và phong cách làm việc của toàn bộ công chức và bộ máy Nhà nước, góp phần thay đổi văn hóa làm việc theo hướng minh bạch, công khai, tinh thần hợp tác và hiệu quả cao hơn.
Nói nôm na “quản lý theo kết quả” có nghĩa là quản lý để “hoàn thành kết quả của công việc” hơn là quản lý để “hoàn thành công việc”. Khi làm bất kỳ việc gì, chúng ta có thể xem như chúng ta đang thực hiện các “hành động” để đạt được một “kết quả” nào đó. Trong thực tế, đôi lúc hoàn thành xong công việc (hành động) nhưng chưa hẳn đã đạt được kết quả như mong muốn. Do vậy, nên phân biệt giữa nhiệm vụ quản lý để hoàn thành các “hành động” và quản lý để hoàn thành các “kết quả“ đạt được. Như vậy, kết quả của một công việc sẽ hoàn toàn khác với nội dung của công việc đang thực hiện. Nhà quản lý cần xác định rõ hai phạm trù này để quản lý phải hướng theo “kết quả” và đánh giá sự thành công hay không phải qua tiêu chí kết quả, không dựa theo tiêu chí về khối lượng đã hoàn thành.
Từ lúc bắt đầu thực hiện đến khi hoàn thành xong mục tiêu cuối cùng, là một lộ trình. Do vậy, nếu hình dung được tất cả các đường đi và các nhánh nối kết lẫn nhau của từng sản phẩm trung gian, để hướng đến việc hoàn thành mục tiêu cuối cùng, là chúng ta đã xây dựng được sơ đồ của một hệ thống “khép kín”. Mỗi sản phẩm được tạo ra trong hệ thống đều có mối quan hệ tương quan chặt chẽ với nhau. Chính hệ thống này sẽ giúp cho chúng ta có được sự phân công vị trí và nhiệm vụ cụ thể của từng đối tác tham gia, giúp công tác giám sát và kiểm tra được thuận tiện; dễ dàng phát hiện và biết được tiến độ đang bị vướng ở chỗ nào hoặc bộ phận nào trong hệ thống, để tháo gỡ kịp thời. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để xây dựng được một “hệ thống” với đầy đủ các “sản phẩm trung gian” thích hợp để góp phần hoàn thành mục tiêu cuối cùng? Nói khác đi, làm thế nào để hình dung đầy đủ tất cả các “kết quả trung gian” cần phải có? Ai cũng biết rằng nếu không hình dung đầy đủ các “sản phẩm trung gian” (hay các giải pháp) cần thực hiện, sẽ không thể nào hoàn thành dứt điểm mục tiêu cuối cùng. Để có thể xây dựng được một tập hợp các “sản phẩm trung gian” cần và đủ, đặc biệt là không thừa (sẽ gây lãng phí) cũng như không thiếu (sẽ không đủ để hoàn thành mục tiêu), có một kỹ thuật sẽ hỗ trợ chúng ta trong quá trình thực hiện, được gọi là kỹ thuật xây dựng “Cây vấn đề” (Problem tree). Cây vấn đề chính là sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa các nguyên nhân trọng yếu, nguyên nhân thứ yếu và các hậu quả được tìm ra từ các tồn tại, liên quan đến mục tiêu cần giải quyết. Chỉ cần một nhóm người (chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch) ngồi lại với nhau cùng bàn bạc và dán các ý tưởng lên một tấm bảng, dưới sự điều phối của một người chủ trì tổng hợp, nhóm lại các vấn đề theo thứ tự ưu tiên, là chúng ta sẽ có được những một tập hợp ý tưởng về các nguyên nhân và hệ quả được xác định liên quan đến mục tiêu cần giải quyết. Trong sơ đồ “cây vấn đề”, các nhóm các nguyên nhân trọng yếu sẽ được biểu diễn gần “gốc cây”, các nguyên nhân thứ yếu được đặt phía bên trên nguyên nhân trọng yếu và nhánh rễ cây bên dưới sẽ là vị trí các hậu quả có thể xảy ra (nếu không có biện pháp giải quyết kịp thời). Nguyên tắc đặt ra của hệ thống quản lý theo kết quả là phải giải quyết phần gốc (giải quyết các nguyên nhân) chứ không giải quyết phần ngọn (các tồn tại). Do vậy, việc xây dựng sơ đồ các nguyên nhân và hậu quả từ mục tiêu đặt ra sẽ là cơ sở để đề xuất một tập hợp các nhiệm vụ và giải pháp (hay còn gọi sản phẩm đầu ra) có trọng điểm, mang tính đồng thuận của tất cả các thành viên trong Nhóm, qua đó triển khai thực hiện để hoàn thành mục tiêu cuối cùng đặt ra.
Thông qua hệ thống PMS, lãnh đạo sẽ giao “kết quả mong đợi” (hay mục tiêu) cho từng đơn vị sở ngành quận huyện để phấn đấu thực hiện và đánh giá dựa theo mức độ hoàn thành các kết quả đó, thay vì giao cụ thể các công việc (hay chương trình hành động). Dựa theo kết quả mong đợi được giao, các đơn vị sẽ tự xây dựng kế hoạch triển khai sao cho hiệu quả và thiết thực nhất để đạt được mục tiêu (kết quả) và báo cáo hàng năm phải trả lời về “kết quả” đã đạt được như thế nào. Mọi quyết định ban hành của Lãnh đạo đều bám theo theo mục tiêu cuối cùng để ra quyết định.
Căn cứ theo mục tiêu của đã đề ra, hệ thống quản lý theo kết quả sẽ giúp cho từng đơn vị chủ trì xây dựng một tập hợp các giải pháp đồng bộ và hiệu quả để thực hiện (mang tính hệ thống). Hệ thống các giải pháp (còn gọi sản phẩm đầu ra) nhắm đến mục đích giải quyết dứt điểm các nguyên nhân, giải quyết tận gốc các tồn tại.
Cứ mỗi quý một lần, sau khi đánh giá tình hình, các đơn vị thực hiện kế hoạch có thể điều chỉnh các sản phẩm đầu ra hoặc các chương trình hành động sao cho linh hoạt, thay đổi kịp lúc để hướng đến việc hoàn thành mục tiêu (hay kết quả cuối cùng), chứ không đợi đến gần lúc cuối kỳ mới điều chỉnh. Do xây dựng một lộ trình thực hiện trong một hệ thống khép kín, cho nên có thể linh động thay đổi một số hành động dự kiến sẽ thực hiện trong lộ trình, để đạt được mục tiêu cuối cùng một cách tốt nhất.
Ngoài ra, cơ chế phối hợp giữa các sở, ban, ngành, huyện sẽ cải thiện nhiều hơn, nhờ cơ chế phối hợp được cụ thể theo từng mục tiêu, trong đó trách nhiệm của từng đơn vị được phân công cụ thể, đi kèm nhân lực và kinh phí.
Năm 2012, theo kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và Sở Xây dựng tỉnh Lào Cai sẽ là 2 đơn vị thực hiện thí điểm nội dung này. 2 đơn vị đang tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể để trình UBND tỉnh phê duyệt. Với những ưu điểm vượt trội của PMS, chúng tôi tin tưởng rằng, PMS sẽ trở thành công cụ đắc lực để quản lý, xây dựng kế hoạch trong những năm gần đây.
Mã Én Hằng