Thực hiện Kế hoạch công tác của Trung tâm Công nghệ Thông tin về nội dung kiểm tra công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố.

Từ ngày 10/01/2015 Trung tâm Công nghệ thông tin đã phối hợp cùng phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện, thành phố, kiểm tra công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin đã được quan tâm, thực hiện, cụ thể:

            Qua kiểm tra công tác quản lý lưu trữ tài liệu hồ sơ tài nguyên và môi trường:

Các phòng Tài nguyên Môi trưòng các huyện, thành phố đã bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ, các hồ sơ, tài liệu được lập thành bộ hồ sơ địa chính đưa vào lưu trữ. Đối với đất ở đô thị đựợc bảo quản trong túi hồ sơ và đánh số, ký hiệu đưa vào lưu trữ theo đúng quy định như: Thành phố Lào Cai, huyện Bảo Thắng, huyện Sa Pa, một số phòng TN& MT đã mở sổ theo dõi  hồ sơ, sổ mượn, sổ trả (Bát Xát, Lào Cai, Bảo Yên, Sa Pa). Tuy nhiên công tác cập nhât thông tin, chỉnh lý biến động vẫn chưa được thực hiện thường xuyên ở hầu hết các địa phương.

Hiện nay, 7/9 phòng TNMT bố trí được 01 kho nhỏ (hoặc kho tạm) để lưu trữ hồ sơ tài liệu (Văn Bàn, Sa Pa, Bảo Yên, Si Ma Cai, Bảo Thắng, Mường Khường, Lào Cai), có một số kho ghép (tài liệu để chung giữa Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn Phòng Đăng ký QSD đất) như Bắc Hà, Sa Pa.

Tuy nhiên do diện tích kho chật hẹp, không có cán bộ chuyên trách nên việc xắp xếp kho chưa được được khoa học, hồ sơ chủ yếu được bảo quản trên giá gỗ, tủ sắt… Hồ sơ cấp GCNSD đất đô thị bảo quản trong túi hồ sơ đánh số ký hiệu đưa vào lưu trữ theo quy định. Một số loại tài liệu khác đã phân loại, sắp xếp, đánh mã phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý và khai thác thông tin. Riêng phòng TNMT Bát Xát tuy chưa có kho (kho tạm), hồ sơ bước đầu được phân loại, sắp xếp, đánh số lưu trữ tương đối hợp lý đáp ứng được phần nào yêu cầu công tác tra cứu, khai thác thông tin. Chế độ và phương pháp bảo quản hồ sơ, tài liệu đã bước đầu thực hiện (vệ sinh kho, kiểm tra thường xuyên tình hình của tài liệu).

Về công tác ứng dụng công nghệ thông tin:

Cơ bản các huyện, thành phố đã ứng dụng phần mềm MicroStation, Famis phục vụ công tác chuyên môn vào chỉnh lý biến động cho bản đồ địa chính, trích lục, in giấy chứng nhận QSD đất (Phòng Tài nguyên Môi trường huyện Bảo Thắng, TP Lào Cai, Bảo Yên), tuy nhiên việc cập nhật cơ sở dữ liệu thuộc tính chưa thực hiện được do nguyên nhân các phòng chưa sử dụng nhiều phần mềm Famis nên mới chỉ chỉnh lý trên bản đồ số.

Việc in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hiện mới chỉ làm thủ công trên phần mềm AUTOCAT, chưa sử dụng phần mềm viết giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do Bộ Tài nguyên và Môi trường cung cấp. Vẫn còn một số phòng chưa ứng dụng, hoặc ứng dụng phần mềm công nghệ còn hạn chế trong công tác chuyên môn.

Trong quá trình kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại phòng TNMT các huyện, cho thấy, nhìn chung các phòng bước đầu đã quan tâm đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác này chưa đúng, đủ theo quy định. Đoàn kiểm tra đã yêu cầu phòng TNMT các huyện, thành phố chấn chỉnh ngay công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; với các phòng đã có kho lưu trữ tiếp tục thu thập, sắp xếp, phân loại và lập danh mục hồ sơ, tài liệu, đánh số hồ sơ đưa vào lưu trữ theo quy định, có Quy định rõ ràng về thời gian bàn giao hồ sơ tài liệu giữa cán bộ chuyên quản và cán bộ lưu trữ kho.Yêu cầu phòng TN&MT các huyện, thành phố củng cố công tác chỉnh lý biến động đối với hồ sơ gốc và thực hiện nghiêm túc công tác chỉnh lý biến động đất đai theo đúng quy định. Đối với hồ sơ địa chính đưa vào lưu trữ yêu cầu các phòng TNMT phải lập thành 03 bộ lưu ở 3 cấp. Đồng thời đẩy mạnh ứng dụng phần mềm chuyên ngành vào tác nghiệp chuyên môn./.